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先存审核，再传素材

首次留档按下面三步做；已留档的素材有变化，直接看更新方法。

开始前：本人年度审核文档和上传群均已开通，并确认自己能编辑文档。不确定时联系对接人。

公司留档台账入口请向对接人获取。

先区分：普通素材还是模板？

普通素材用“上传素材”；已审核的模板用“上传素材-模板”。两种都要提交实际素材和审核记录。模板入口试用中，完成后请核对回执中的“是否模板：是”。

首次留档，三步完成

第一次用？先找到本人的年度审核文档

在企微「文档 → 与我相关」找到已登记的本人当年审核文档。每人每年维护一份，后续审核对话都添加到这里；不要为每次活动新建文档。

找到本人的年度审核文档。核对文档名中的企微英文名和年份，选择自己的文档；找不到时联系对接人。 — **图 1 · 找到本人的年度审核文档**核对文档名中的企微英文名和年份，选择自己的文档；找不到时联系对接人。

把完整审核对话存入本人文档

在审核群多选本活动相关消息 → 添加至 → 文档 → 选择本人当年审核文档。保留素材背景、修改意见和最终结论所需的完整上下文，不只保存最后一句“无异议”。审核群不用 @机器人。

一次保存本活动的一段完整审核对话，不混入其他活动。一段审核会话只能用于一笔正式留档。

多选审核消息，添加至已有文档。在审核群勾选本活动相关对话，点击底部「添加至」，再选择「已有文档」。 — **图 2 · 多选审核消息，添加至已有文档**在审核群勾选本活动相关对话，点击底部「添加至」，再选择「已有文档」。

选择本人当年文档并确认。核对文档中的本人英文名与年份，点击「确认」完成保存。 — **图 3 · 选择本人当年文档并确认**核对文档中的本人英文名与年份，点击「确认」完成保存。

引用最终素材，@机器人上传

把最终素材发到上传群，引用这条素材消息，再实际 @机器人发送：

@机器人上传素材

如果本次留档的是模板，改用：

@机器人上传素材-模板

模板仍使用回执中的 KEY，不另记模板编号。后续同模板的独立活动素材由团队自行保存，不必再上传本系统。

也可选下面任一口令，效果相同，不用重复发送：

@机器人存档

@机器人归档

@机器人上传云文档

注意：粘贴“@机器人名字”不会触发机器人。

先引用最终素材，再在企微输入框输入 @ → 从成员列表点选本群机器人 → 粘贴口令。本页按钮仅复制口令，复制或粘贴“@机器人名字”不算真正 @。文件分散在多条消息中时，先打成一个压缩包。

口令后可加活动名称，例如“上传素材 9月新客活动”；活动名称只是说明，仍需引用实际素材。

上传素材与单段审核的完成回执。引用最终素材后实际 @机器人发送上传口令；只有一段可用审核时，系统自动关联并返回 KEY 和素材入口。 — **图 4 · 上传素材与单段审核的完成回执**引用最终素材后实际 @机器人发送上传口令；只有一段可用审核时，系统自动关联并返回 KEY 和素材入口。

按提示选择，等待完成回执

一段审核自动关联；出现多段审核列表时，核对本活动对应编号。例如选第 2 段：

@机器人 2

先输入 @ 并点选机器人，再粘贴编号；将 2 换成正确编号。仅在同一账号、同一群有有效待选列表时回复；不用重发素材。也支持完整口令 @机器人选择审核 2。

收到“已完成留档”后，保留 KEY（这笔留档的唯一编号），按成功核对检查内容。

多段审核时选编号，再核对完成回执。先核对列表中的会话内容，再选择本活动对应编号；完成后保留这笔留档的 KEY。 — **图 5 · 多段审核时选编号，再核对完成回执**先核对列表中的会话内容，再选择本活动对应编号；完成后保留这笔留档的 KEY。

文件分散在多条消息里？先打包

注意：一次引用只能读取一条素材消息，不能合并多条消息的附件。

先下载本次需要留档的全部文件 → 合成一个 ZIP 压缩包 → 发到上传群，再引用压缩包消息并 @机器人上传。

压缩包也要 不超过 100MB。发送前打开检查文件是否齐全，留档后核对下载的压缩包。

单条消息的素材：直接引用原始文案、图片、视频或文件。
不要只发网址、链接卡片或合并转发聊天卡片。请提交实际正文或文件。
审核对话仍存入本人年度文档。压缩包用于最终素材，不能代替审核记录。

素材是在线文档链接？先自行导出 Word。

打开原文档 → 导出为 Word → 检查正文和图片 → 提交文件。已有 KEY 时使用“更新素材原完整KEY”。台账类型“链接”仅表示保存了地址，原文档内容尚未固化。

文案会保存在哪里？

直接发送或引用的文案会自动保存为全文 TXT；图文正文也会保存。台账摘要只供预览，请打开素材链接核对全文。压缩包按文件留存，请自行核对包内内容。

模板变更也按本节操作。沿用模板原 KEY，选择“更新素材”或“更新素材及审核”；“是否模板”保持不变。模板标识本身不代表免审结论。

更新已留档素材：只选一种入口

注意：只能由原提交人更新，沿用原 KEY，不另建留档。

从原成功回复或台账复制 KEY，替换下方的“原完整KEY”后再发送。KEY 形如 your_user_id-20260914-001，不要用 MKT-… 内部编号替代，也不要照抄截图里他人的 KEY。

只换素材，沿用原审核

发新版素材并引用它，实际 @机器人发送：

@机器人更新素材原完整KEY

回执会显示“本次沿用原审核记录，未读取新增审核”。

例如：某活动已有 KEY，业务确认本次新版素材仍适用原审核记录。原提交人引用新版素材，使用“更新素材原完整KEY”；完成后核对素材已换新、KEY 不变。

素材已重新审核，两者一起更新

先将本轮完整审核添加至原本人年度文档，再发新版素材并引用它，实际 @机器人发送：

@机器人更新素材及审核原完整KEY

多段时按上面的编号方法选本轮的一段，先核对提示中的 KEY；没有新审核时先补充。

完成后打开“累计审核证据”：原审核和本次补充会一起保留，并标明各自对应的素材版本。

例如：活动文案改动后已取得本轮补充审核。先把本轮完整对话存入本人年度文档，再引用新版文案，使用“更新素材及审核原完整KEY”；完成后核对累计证据包含原审核和本轮补充。

是否需要重新审核由业务判断。只换素材沿用已有累计审核；旧素材和各段原快照保留，不手动删除。

成功后，只核对三件事

台账归档状态是“已完成”，不是仅显示“已审核通过”。
公司素材链接能打开，文件齐全、版本正确。
KEY、提交人和审核记录对应同一活动；更新时 KEY 不变。

注意：一直没结果或报错，先别重复上传。

把群名、发送时间、本人账号、截图及已有 KEY 发给对接人。保留原消息和文件，便于接着处理。

常见提示怎么处理？

发出口令后完全没反应	先检查是否只粘贴了“@机器人名字”。输入 @，从成员列表点选机器人，再发送“帮助”验证。若确认原消息没有真正 @，重新引用原素材并实际 @ 后发送口令；仍无回复就联系对接人。已提示处理中、报错或结果不明时，不要重复上传，也不要仅凭无回复就续文档授权。
没有可用审核	确认本轮完整对话已添加至本人年度文档，且未用于其他留档。
编号无效 / 待选失效	先核对是否本人在原群回复、编号是否在当前列表中。待选失效时按机器人提示处理；不确定时把原消息和截图交给对接人，不连续猜编号或重复新建。
文件已上传，台账未完成	仍不算留档完成。保留原消息、文件链接及已有 KEY，联系对接人接着处理；不要重新新建或自行删除文件。
提示只能更新本人素材	请原提交人使用自己的账号和原完整 KEY 操作；同团队同事不能代改。
群或人员未开通	联系对接人核实；同事不能代更新你的留档。
超出 100MB	先缩小文件或压缩包；仍超限时联系对接人，不拆成多条引用上传。
下载失败	按机器人提示重新引用原素材消息。
出现个人飞书链接	停止操作，联系对接人，不转存到个人空间。